Cara Membuat Basis Data Dari Lembar Kerja Excel

2 Metode:Dalam Microsoft AccessPerangkat Lunak Basis Data Pihak Ketiga

Microsoft Excel adalah program lembar kerja yang memungkinkan Anda untuk membuat daftar dan mengategorikan informasi di beberapa lembar dokumen yang disebut buku kerja. Selain membuat daftar, Anda juga dapat membuat diagram dan grafik dari data di dalam lembar. Namun, untuk fungsi data tingkat lanjut Anda harus mengimpor lembar kerja Excel ke pembangun data desktop seperti Access, pembangun data daring (online) seperti Ragic, atau ke dalam program basis data pihak ketiga.

Metode 1 Dalam Microsoft Acces

1. 
   1
   Buat lembar kerja di excel.

   • Simpan lembar kerja ke sebuah lokasi di cakram keras. Anda juga dapat menggunakan lembar kerja excel yang ada.
     
2. 
   2
   Luncurkan Microsoft Access. Buka basis data Microsoft Access yang ada atau buat basis data kosong yang baru.

   • Microsoft Access dirancang untuk digunakan dengan Microsoft Excel dan dibundel dengan Excel di Microsoft Office Professional.
     
   • Anda juga dapat membeli Access sendiri untuk membuat basis data dari lembar kerja Excel.
     
3. 
   3
   Klik tab "External Data" dan pilih ikon "Excel" pada pita.
4. 
   4
   Klik tombol "Browse" untuk mengarahkan ke lokasi lembar kerja Excel.

   • Atau, Anda dapat mengetikkan jalur berkas ke dalam isian, misalnya: c:/users/<nama pengguna>/documents/addresses.xls (atau addresses.xlsx)).
     
5. 
   5
   Tentukan bagaimana Anda ingin informasi tersebut untuk ditransfer ke basis data dengan memilih salah satu dari pilihan berikut:

   • Import the source data into a new table in the current database: Gunakan pilihan ini jika Anda menggunakan basis data baru tanpa tabel atau jika Anda ingin menambahkan tabel baru ke basis data yang sudah ada. Dengan membuat tabel baru Anda dapat mengedit informasi tersebut dalam Access.
     
   • Append a copy of the records to the table: Gunakan pilihan ini jika Anda menggunakan basis data yang sudah ada dan ingin menambahkan data ke salah satu tabel dalam basis data. Dengan menambahkan tabel yang ada, Anda dapat mengedit informasi tersebut dalam Access.
     
   • Link to the data source by creating a linked table: Gunakan pilihan ini untuk membuat tautan hiper dalam basis data, yang akan membuka basis data excel di excel. Dengan cara ini, Anda tidak dapat mengedit informasi di Access.
     
   • Klik OK setelah Anda memilih cara transfer.
6. 
   6
   Pilih lembar yang ingin Anda impor dari daftar.

   • Secara baku, Excel menciptakan buku kerja dengan tiga lembar kerja berlabel "Sheet 1," "Sheet 2," dan "Sheet 3." Anda dapat menghapus, menambah dan mengedit nama-nama lembar ini di Excel, dan apa pun perubahan yang Anda buat akan muncul di Access.
     
   • Anda hanya dapat mentransfer satu lembar per satu waktu. Jika Anda memiliki informasi pada ketiga-tiga lembar, Anda harus menyelesaikan transfer untuk satu lembar lalu kembali ke tab "External Data" dan mengulangi semua langkah untuk setiap lembar tersisa.
     
   • Klik "Next" setelah Anda memilih lembar kerja.
     
7. 
   7
   Biarkan tanda centang di "First Row Contains Column Headings" jika lembar memiliki judul. Jika tidak, hilangkan tanda centang dan Access akan menciptakan judul kolom sendiri.

   • Klik "Next."
     
8. 
   8
   Edit jenis isian jika Anda mau, atau tunjukkan jika Anda ingin mengimpor isian.

   • Jika Anda mengimpor semua isian dari lembar kerja apa adanya, jangan membuat perubahan pada layar ini dan klik "Next."
     
   • Jika Anda ingin mengubah sifat salah satu isian, klik pada judul kolom yang ingin Anda ubah dan edit nama isian, jenis data, atau apakah akan diindeks. Kemudian klik "Next."
     
   • Jika Anda ingin melewatkan isian ini, tuliskan tanda centang di sebelah "Do Not Import Field (Skip)," lalu klik "Next."
     
9. 
   9
   Tentukan kunci utama untuk basis data.

   • Untuk hasil terbaik, biarkan Access yang menentukan kunci. Anda juga dapat menentukan kunci sendiri dengan mengetikkan teks ke isian di sebelah opsi itu, atau Anda dapat memilih "No primary key" namun tidak dianjurkan.
     
   • Klik "Next."
     
10. 
    10
    Ketikkan nama lembar dalam isian "Import to Table", atau biarkan dengan nama baku.

    • Klik "Finish" dan berikan tanda centang di "Save These Import Steps" untuk menggunakan langkah yang sama pada proses impor berikutnya.
      
    • Klik "Close" untuk membuat basis data.
      

Metode 2

Perangkat Lunak Basis Data Pihak Ketiga

1. 
   1
   Buat lembar kerja di Excel. Simpan dokumen sebagai buku kerja Excel di lokasi berkas yang mudah Anda temukan.

   • Anda sebaiknya menyimpan berkas excel yang asli sebagai salinan master.
     
2. 
   2
   Klik "File" dan pilih "Save As." Klik tombol tarik-turun "Save as Type" dan pilih format berkas yang program basis data dapat terjemahkan.

   • Sebagai contoh, beberapa program menggunakan format CSV (comma separated values), sedangkan aplikasi berbasis web mungkin menggunakan XML. Lihatlah petunjuk program basis data untuk menentukan format yang benar.
     
3. 3
   Tutup dan keluar dari Excel, lalu luncurkan program basis data.
4. 
   4
   Impor lembar kerja Excel ke dalam program basis data sesuai petunjuk yang ada.